Ashtanga France Terms and Conditions

1. Introduction

By completing a booking for any Ashtanga France retreat, you confirm that you have read, understood, and agree to these Terms and Conditions. These Terms form a legally binding contract between Ashtanga France (SIRET 94943367600010) and you (the participant), as well as any others included in your booking.

Ashtanga France retreats take place at Château de Gueyze, our home. We are not a hotel, but we provide a retreat experience with comfort and care. By booking, you acknowledge and accept this.

2. Booking and Confirmation

A booking is confirmed only when:

  1. You have read and accepted these Terms and Conditions.

  2. You have paid the required deposit.

  3. You have received a confirmation email from Ashtanga France.

The booking becomes final once Ashtanga France confirms the reservation and receives your deposit.

3. Payment Policy

3.1. Deposit

To secure your booking, a non-refundable deposit is required at the time of reservation:

  • Standard Retreats: €500, paid to Ashtanga France.

  • Teacher-Specific Retreats: Amount specified by the teacher, paid directly to the teacher. Payment to the teacher constitutes a separate contract; Ashtanga France is not liable for teacher performance.

Refund Policy:

  • Withdrawal Period: 7 days from deposit payment — full refund if canceled within this period.

  • After Withdrawal Period: Deposit is non-refundable for any reason, except if:

    • The retreat is canceled by Ashtanga France.

    • You provide a replacement participant, in which case the deposit will be refunded minus a €100 administrative fee.

By paying the deposit, you acknowledge it is non-refundable after the withdrawal period except as set out above.

3.2. Remaining Balance

The remaining balance covers accommodation and meals and must be paid to Ashtanga France:

  • Standard Retreats: Due 60 days before the retreat.

  • Teacher-Specific Retreats: Due upon arrival unless specified otherwise.

3.3. Payment Methods

Payments must be made via bank transfer to:

  • Account Holder: Joice Duarte Ferreira (Trading As: Ashtanga France)

  • SIRET: 949 433 676 00010

  • Bank: Crédit Agricole

  • IBAN: FR76 1330 6003 6323 1258 7908 064

  • BIC/SWIFT: AGRIFRPP833

  • Address: Château de Gueyze, 1475 Route de Brazalem, 47230 France

Please ensure your name and invoice reference number are clearly stated in the payment reference. Payments made to this account are received by Joice Duarte Ferreira on behalf of Ashtanga France.

3.4. Early Bird Discounts

To receive any early bird discount, full payment must be made by the end of the discount period unless specified otherwise.

4. Cancellation, Refunds

4.1. Deposit Refund

  • Within 7 days: Full refund.

  • After 7 days: Non-refundable except as in Section 3.1.

4.2. Cancellation of Remaining Balance

  • More than 60 days before retreat start:

    • The deposit is retained.

    • The remaining balance is not due.

  • Between 30 and 60 days before retreat start:

    • The deposit is retained.

    • 50% of the remaining balance is due.

    • If the remaining balance has already been paid, 50% will be refunded to you.

  • Less than 30 days before retreat start:

    • The remaining balance is fully non-refundable, even if you do not attend.

This clause ensures participants know exactly what portion of their payments is owed or refundable depending on when they cancel.

4.3. Transfer to Another Retreat / Replacement Participant

  • Replacement Participant (within 30 days of retreat start):

    • If you find a replacement participant, your remaining balance minus deposit may be refunded.

    • The replacement must be accepted by Ashtanga France and space must be available.

    • You are responsible for arranging the replacement.

  • Transfer to Another Retreat:

    • Your deposit and any amounts already paid can be applied to a future retreat of your choice.

    • If the new retreat costs more: You pay the difference.

    • If the new retreat costs less: The difference will be refunded within 14 days.

    • Transfers are subject to availability and must be agreed with Ashtanga France.

4.4 Cancellation by Ashtanga France

If we cancel the retreat (e.g., insufficient bookings), you receive a full refund. We are not liable for incidental costs (travel, flights, insurance).

5. Early Departure

  • No Refunds:

    • If a participant decides to leave the retreat early, for any reason, they will not receive any refund for accommodation, meals, activities, or any other services included in the retreat.

    • The deposit and any payments already made remain fully retained by Ashtanga France.

    Right to Reassign Room:

    • As the retreat takes place in our private home, Ashtanga France reserves the right to resell, reassign, or otherwise use any vacated room or space at its sole discretion.

    • This may include offering the room to another participant, either free of charge or for payment.

    Participant Responsibility:

    • Participants leaving early are responsible for any additional costs incurred as a result of early departure.

    • Ashtanga France is not liable for any loss, inconvenience, or additional expenses resulting from early departure.

6. Participant Conduct and Right to Terminate Attendance

  • Participants are expected to behave respectfully towards staff, instructors, other participants, and the property of Ashtanga France.

  • Misconduct includes, but is not limited to:

    • Disruptive, aggressive, or threatening behavior

    • Harassment or discrimination of any kind

    • Damage to property or violation of safety rules

  • Ashtanga France reserves the right, at its sole discretion, to require a participant to leave the retreat immediately if misconduct occurs.

  • No refund will be provided for any part of the retreat, including accommodation, meals, or activities, if a participant is asked to leave due to misconduct.

  • Participants remain responsible for any additional costs incurred as a result of their early departure.

7. Shared Accommodation

Participants who book shared rooms acknowledge that they will be sharing with another participant.

  1. If a conflict arises with a roommate, Ashtanga France will make reasonable efforts to mediate or reassign rooms if space allows, but no refund will be provided simply because the participant does not get along with their roommate.

  2. Private rooms cannot always be guaranteed and are subject to availability. Requests for private rooms must be made in advance and may incur additional fees.

  3. Participants are responsible for their own behavior and are expected to treat their roommates respectfully.

8. Health, Medical Conditions, and Risks

  • Disclosure: Participants must inform instructors of pre-existing health conditions.

  • Medical Clearance: Pregnant participants or those with health concerns must provide a physician’s certificate.

  • Participation at Own Risk: All activities are undertaken at your own risk.

  • Insurance: Adequate travel and medical insurance is strongly recommended.

  • Limitation of Liability: To the fullest extent allowed by law, excluding gross negligence or intentional misconduct, Ashtanga France is not liable for injuries, illness, or losses.

9. Travel Arrangements

Participants are responsible for travel arrangements and costs. Ashtanga France is not liable for delays, cancellations, or missed connections.

10. Photos and Videos

  • Consent: By attending, you grant a worldwide, royalty-free license to use images/videos for promotional purposes.

  • Opt-Out: Written notice required; reasonable efforts will be made to comply.

  • Ownership: Images remain property of Ashtanga France.

  • No Compensation: No payment for use of images/videos.

11. Retreat Changes

Ashtanga France may modify schedules, teachers, or accommodation due to unforeseen circumstances. No refunds are given solely for changes, but we will make reasonable efforts to minimize impact and notify participants promptly.

12. Force Majeure

Ashtanga France is not liable for delays or failures caused by events beyond our reasonable control, including natural disasters, pandemics, strikes, terrorism, or government restrictions.

  • Rescheduling: Payments applied to a new date.

  • Cancellation: Payments credited as a voucher valid for 12 months. Cash refunds for force majeure are only provided if required by law.

  • Limitation of Liability: Applies to incidental, consequential, or third-party costs.

13. Governing Law and Dispute Resolution

  • Law: French law governs this agreement.

  • Negotiation/Mediation: Parties must attempt good-faith negotiations first.

  • Jurisdiction: If unresolved within 30 days, disputes are submitted to the competent courts of France.

  • Severability: If any clause is deemed unenforceable, remaining clauses remain valid.

14. Liability Waiver

By booking, you release Ashtanga France and its staff from liability for injuries, losses, or damages, except for gross negligence or intentional misconduct. This includes indirect or consequential losses (e.g., travel or accommodation costs).

15. Changes to Terms

  • Right to Amend: Ashtanga France may update Terms at any time.

  • Responsibility to Review: Participants must review the latest Terms before booking.

  • Effect: New bookings follow updated Terms; existing bookings follow Terms at time of confirmation unless agreed in writing.

Conditions Générales d'Ashtanga France

1. Introduction

En complétant une réservation pour une retraite Ashtanga France, vous confirmez avoir lu, compris et accepté les présentes Conditions Générales. Ces Conditions constituent un contrat juridiquement contraignant entre Ashtanga France (SIRET 94943367600010) et vous (le participant), ainsi que toute autre personne incluse dans votre réservation.

Les retraites Ashtanga France se déroulent au Château de Gueyze, notre domicile. Nous ne sommes pas un hôtel, mais nous offrons une expérience de retraite avec confort et attention. En réservant, vous reconnaissez et acceptez cela.

2. Réservation et Confirmation

Une réservation est confirmée uniquement lorsque :

  • Vous avez lu et accepté les présentes Conditions Générales.

  • Vous avez payé le dépôt requis.

  • Vous avez reçu un e-mail de confirmation de la part d’Ashtanga France.

La réservation devient définitive une fois qu’Ashtanga France a confirmé la réservation et reçu votre dépôt.

3. Politique de Paiement

3.1. Dépôt

Pour garantir votre réservation, un dépôt non remboursable est requis au moment de la réservation :

  • Retraites standards : 500 €, payés à Ashtanga France.

  • Retraites dirigées par un enseignant spécifique : montant précisé par l’enseignant, payé directement à celui-ci.

    • Le paiement à l’enseignant constitue un contrat séparé ; Ashtanga France n’est pas responsable de la prestation de l’enseignant.

Politique de remboursement :

  • Période de rétractation : 7 jours à compter du paiement du dépôt — remboursement intégral si l’annulation intervient pendant cette période.

  • Après la période de rétractation : le dépôt est non remboursable pour quelque raison que ce soit, sauf si :

    • La retraite est annulée par Ashtanga France.

    • Vous fournissez un participant remplaçant ; dans ce cas, le dépôt sera remboursé, déduction faite de 100 € de frais administratifs.

En payant le dépôt, vous reconnaissez qu’il est non remboursable après la période de rétractation, sauf dans les cas indiqués ci-dessus.

3.2. Solde restant

Le solde restant couvre l’hébergement et les repas, et doit être payé à Ashtanga France :

  • Retraites standards : dû 60 jours avant le début de la retraite.

  • Retraites dirigées par un enseignant spécifique : dû à l’arrivée, sauf indication contraire.

3.3. Méthodes de paiement

Les paiements doivent être effectués par virement bancaire à :

Titulaire du compte : Joice Duarte Ferreira (nom commercial : Ashtanga France)
SIRET : 949 433 676 00010
Banque : Crédit Agricole
IBAN : FR76 1330 6003 6323 1258 7908 064
BIC/SWIFT : AGRIFRPP833
Adresse : Château de Gueyze, 1475 Route de Brazalem, 47230 France

Veuillez indiquer clairement votre nom et le numéro de facture dans la référence du paiement. Les paiements effectués sur ce compte sont reçus par Joice Duarte Ferreira pour le compte d’Ashtanga France.

3.4. Réductions “Early Bird”

Pour bénéficier de toute réduction “early bird”, le paiement complet doit être effectué avant la fin de la période de réduction, sauf indication contraire.

4. Annulation et Remboursements

4.1. Remboursement du dépôt

  • Dans les 7 jours : remboursement intégral.

  • Après 7 jours : non remboursable, sauf comme indiqué à la section 3.1.

4.2. Annulation du solde restant

  • Plus de 60 jours avant le début de la retraite :

    • Le dépôt est conservé.

    • Le solde restant n’est pas dû.

  • Entre 30 et 60 jours avant le début :

    • Le dépôt est conservé.

    • 50 % du solde restant est dû.

    • Si le solde a déjà été payé, 50 % vous seront remboursés.

  • Moins de 30 jours avant le début :

    • Le solde restant est entièrement non remboursable, même en cas de non-participation.

Cette clause permet aux participants de connaître précisément la partie de leurs paiements due ou remboursable selon la date d’annulation.

4.3. Transfert vers une autre retraite / Remplaçant

  • Participant remplaçant (dans les 30 jours avant le début) :

    • Si vous trouvez un participant remplaçant, votre solde restant (hors dépôt) peut être remboursé.

    • Le remplaçant doit être accepté par Ashtanga France et une place doit être disponible.

    • Vous êtes responsable de l’organisation du remplacement.

  • Transfert vers une autre retraite :

    • Votre dépôt et tout montant déjà payé peuvent être appliqués à une future retraite de votre choix.

    • Si la nouvelle retraite coûte plus cher : vous payez la différence.

    • Si elle coûte moins cher : la différence vous sera remboursée sous 14 jours.

Les transferts sont soumis à disponibilité et doivent être convenus avec Ashtanga France.

4.4. Annulation par Ashtanga France

Si nous annulons la retraite (par exemple faute de participants suffisants), vous recevrez un remboursement intégral. Nous ne sommes pas responsables des frais accessoires (voyage, vols, assurances).

5. Départ anticipé

  • Aucun remboursement : si un participant décide de quitter la retraite avant la fin, pour quelque raison que ce soit, aucun remboursement ne sera effectué pour l’hébergement, les repas, les activités ou tout autre service inclus.

  • Le dépôt et les paiements déjà effectués restent acquis à Ashtanga France.

Droit de réassignation de la chambre :
Comme la retraite a lieu dans notre domicile privé, Ashtanga France se réserve le droit de revendre, réattribuer ou utiliser toute chambre ou espace libéré, à sa seule discrétion.

Responsabilité du participant :
Les participants qui partent avant la fin sont responsables de tout coût supplémentaire occasionné.
Ashtanga France n’est pas responsable des pertes, désagréments ou frais supplémentaires dus à un départ anticipé.

6. Comportement du participant et droit de mettre fin à la participation

Les participants doivent se comporter avec respect envers le personnel, les enseignants, les autres participants et les biens d’Ashtanga France.

Constitue une faute :

  • Comportement perturbateur, agressif ou menaçant

  • Harcèlement ou discrimination de toute nature

  • Dommage à la propriété ou non-respect des règles de sécurité

Ashtanga France se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’exiger qu’un participant quitte immédiatement la retraite en cas de faute.
Aucun remboursement ne sera accordé pour toute partie de la retraite, y compris l’hébergement, les repas ou les activités, si un participant est exclu pour mauvaise conduite.
Les participants restent responsables de tout coût supplémentaire lié à leur départ anticipé.

7. Hébergement partagé

Les participants qui réservent une chambre partagée reconnaissent qu’ils partageront avec un autre participant.

  • En cas de conflit, Ashtanga France fera des efforts raisonnables pour médiation ou réaffectation, si possible, sans garantie ni remboursement.

  • Les chambres privées ne peuvent pas toujours être garanties et dépendent de la disponibilité.

  • Les demandes de chambres privées doivent être faites à l’avance et peuvent entraîner des frais supplémentaires.

  • Les participants doivent se comporter de manière respectueuse envers leurs colocataires.

8. Santé, conditions médicales et risques

  • Déclaration : les participants doivent informer les enseignants de toute condition médicale préexistante.

  • Certificat médical : les participantes enceintes ou ayant des problèmes de santé doivent fournir un certificat médical.

  • Participation à vos risques : toutes les activités sont effectuées sous votre propre responsabilité.

  • Assurance : une assurance voyage et médicale adéquate est fortement recommandée.

  • Limitation de responsabilité : dans la mesure permise par la loi, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle, Ashtanga France n’est pas responsable des blessures, maladies ou pertes.

9. Organisation du voyage

Les participants sont responsables de leurs propres arrangements et frais de voyage.
Ashtanga France n’est pas responsable des retards, annulations ou correspondances manquées.

10. Photos et vidéos

  • Consentement : en participant, vous accordez une licence mondiale, gratuite et illimitée pour l’utilisation de photos et vidéos à des fins promotionnelles.

  • Option de retrait : une demande écrite est nécessaire ; des efforts raisonnables seront faits pour y répondre.

  • Propriété : les images demeurent la propriété d’Ashtanga France.

  • Aucune compensation : aucune rémunération n’est due pour l’utilisation des images ou vidéos.

11. Modifications de la retraite

Ashtanga France peut modifier le programme, les enseignants ou l’hébergement en cas de circonstances imprévues.
Aucun remboursement ne sera accordé uniquement pour ces changements, mais nous ferons des efforts raisonnables pour en minimiser l’impact et informer rapidement les participants.

12. Force majeure

Ashtanga France n’est pas responsable des retards ou empêchements dus à des événements indépendants de sa volonté, tels que catastrophes naturelles, pandémies, grèves, actes de terrorisme ou restrictions gouvernementales.

  • Report : les paiements seront transférés sur une nouvelle date.

  • Annulation : les paiements seront convertis en avoir valable 12 mois.

  • Les remboursements en espèces ne sont effectués que si la loi l’exige.

Limitation de responsabilité : s’applique également aux coûts indirects, consécutifs ou à ceux engagés auprès de tiers.

13. Droit applicable et règlement des litiges

  • Droit : le présent contrat est régi par le droit français.

  • Négociation / Médiation : les parties s’engagent à tenter une résolution amiable avant toute action judiciaire.

  • Juridiction : en cas d’échec sous 30 jours, tout litige sera soumis aux tribunaux compétents de France.

  • Divisibilité : si une clause est jugée non valide, les autres clauses restent applicables.

14. Clause de non-responsabilité

En réservant, vous déchargez Ashtanga France et son personnel de toute responsabilité pour les blessures, pertes ou dommages, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle.
Cela inclut les pertes indirectes ou consécutives (par exemple : frais de voyage ou d’hébergement).

15. Modifications des Conditions

  • Droit de modification : Ashtanga France peut mettre à jour les présentes Conditions à tout moment.

  • Responsabilité de vérification : il vous appartient de consulter la dernière version avant toute réservation.

  • Effet :

    • Les nouvelles réservations sont soumises aux Conditions mises à jour.

    • Les réservations existantes restent régies par la version en vigueur au moment de la confirmation, sauf accord écrit contraire.